İnnova'nın self servis cihaz pazarındaki lider markası Kiosk İnnova'nın web sitesine yönlendiriliyorsunuz...

www.kioskinnova.com

Akfen Holding İç İletişim Portalı

Çalışanlar arası iletişimi güçlendiren ve kurumsal bilgi paylaşımını artıran bu dijital platformla
Akfen artık çok daha dinamik…

Türkiye’nin önde gelen altyapı yatırım holdinglerinden biri olan ve 1999 yılında holding statüsüne kavuşan Akfen; havalimanlarının yönetimi ve operasyonları, inşaat, deniz limanı işletmeciliği, deniz ulaşımı, su dağıtım ve atık su hizmetleri, enerji ve gayrimenkul gibi endüstri kollarında faaliyet gösteriyor. Söz konusu alanlarda bugün ‘dünyanın en iyileri’ ile rekabet eden Akfen Holding, toplamda 30 binden fazla çalışanıyla Türk ekonomisinin lokomotifleri arasında yer alıyor.

Akfen Holding, çalışanlarının kurum içerisindeki iletişimini güçlendirmek, kurum içi bilgi paylaşımını artırmak, kurumsal kültürü ve ekip ruhunu tesis etmek için kalıcı bir çözüm arayışı içerisindeydi. Bu arayışın sonucunda, farklı ofislerde çalışan ve aralarında yüzlerce kilometre mesafe olan çalışan gruplarını bir araya getirecek olan yeni iletişim portalinin çalışmaları İnnova danışmanlığında başladı.

Firma Akfen Holding
Çözüm Microsoft SharePoint
Sektör Üretim ve Hizmet

Akfen yönetimi, İstanbul ve Ankara ofisleri başta olmak üzere, farklı şehirlerde bulunan ofislerini, kapsamlı bir kurum içi portal ile birbirine bağlamaya karar verdi. Kurum içi iletişimi güçlendirmesi ve mesafeleri ortadan kaldırması beklenen bu portalin aynı zamanda; gerçekleştirilen ve planlanan etkinliklerin duyurularının yapıldığı, Türkiye’den ve dünyadan güncel haberlerin paylaşıldığı bir alan olması amaçlandı. Şirket ve çalışanlarla ilgili haberlerin yanı sıra kapalı devre sosyal paylaşım ortamıyla bu portal, Akfen Holding için tam anlamıyla dijital bir yaşam alanı olmalıydı…


Proje nasıl başladı?


Daha önce gerçekleştirdikleri farklı projelerde İnnova ile birlikte çalıştıklarını dile getiren Akfen GYO’nun Kurumsal İletişim, İnsan Kaynakları ve İdari İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Deniz Bilecik, “Başarısını referanslarıyla kanıtlamış olan İnnova’nın tecrübeli kadrosu, daha önceki projelerimizde taleplerimizi esnek ve yardımsever tutumlarıyla karşılamış ve projelerin başarıya ulaşmasına önemli katkıda bulunmuştu. Bu nedenle bu projede de yine İnnova ile çalışmayı tercih ettik.” dedi.

Deniz Bilecik, kapsamlı analiz ve değerlendirme süreçleri sonunda projelendirilen ve hayata geçirilen portal hakkında şunları söyledi: “Vizyonu geniş ve yeniliğe açık bir kurumda çalışmamız ve yöneticilerimizin bu projeye tam destek vermeleri bu heyecan verici işte bizi oldukça motive etti. Proje geliştirme aşamasında, her gün yeni bir fikir ortaya çıkmaya başlamıştı ve projenin boyutları bu yeni fikirlerin eklenmesiyle genişliyordu. Projenin en zorlu aşamalarından biri olan portal içeriğinin hazırlanması sürecini, tüm Akfen birimlerinin katılımı sayesinde başarıyla tamamladık.”

Projede kurum içi iletişim ve bilgi paylaşımının esas alındığını dile getiren Bilecik, “Portal projesiyle, çalışma arkadaşlarımız arasında sosyalleşmeye dayanan bir sinerjinin oluşmasını, birbirleri arasındaki kesintisiz bilgi paylaşımının ve iş birliğinin oluşmasını amaçladık. “Başka şehirlerde çalışan ve birbirlerini hiç tanımayan arkadaşlarımız, burada yayınlanan fotoğraflarla ve bilgilerle birbirlerini tanıma fırsatı buldu. Doğum günü, düğün vb. özel günlerde birbirlerini tebrik etme imkânına kavuştu.” dedi ve ekledi: “Tüm bunların yanı sıra portalimizin bir nevi bilgi bankasına dönüşmesini de hedefledik. Portalde, çalışan bilgilerinin dışında çok yönlü, sektörel ve kurumsal bilgilerle donanmış bir kütüphane ve arşivimiz oluştu. Portalde paylaştığımız sektörel raporlar, eğitim notları, vaka analizleri vb. içeriklerle bu bilgi bankası her geçen gün daha da zenginleşiyor.” dedi.

“Kolektif bir çalışma ortamı oluşturuldu”

Portalın bir sosyalleşme platformu olmasının yanında, bir bilgi bankası olarak kullanılmaya başlanmasının, Akfen Holding’in kurumsal hafızasının gelişimine de önemli ölçüde katkı sağladığına değinen Bilecik, “Portalımız, kurum yöneticilerinin katıldıkları konferanslardan günlük hava durumu bilgilerine, eğitim notlarından o ayın burç yorumlarına kadar her türlü kurum içi ve kurum dışı bilgiyi kullanıcılara sunuyor. Çalışanlarımız artık, insan kaynakları tarafından üretilen dokümanlara saniyeler içerisinde ulaşarak tüm işlerini zaman kaybetmeden tamamlayabiliyor” dedi.

(Solda sağa) Akfen Holding Kurumsal İletişim Uzmanı Emrah Akalın, Akfen GYO Genel Müdür Yardımcısı Deniz Bilecik, Akfen Holding Halkla İlişkiler Uzmanı Serra Seda Okay ve İnnova İş Geliştirme Uzmanı Selim Yüksel

"Çalışan bilgilerinin dışında, çok yönlü sektörel ve kurumsal bilgilerle donanmış bir kütüphanemiz ve arşivimiz oluştu."

Sürekli gelişen, yaşamsal bir platform

“Portala eklediğimiz anketler ve forum bölümü sayesinde bazı konular hakkında çalışma arkadaşlarımızın da fikirleri alınıyor ve bu fikirler üst yönetim ile paylaşılarak karar alma süreçlerine katkı sağlanıyor. Akfen’in nabzını tutabilmemizi ve kurumumuzu çalışanlarımızın da katkısıyla geliştirmemizi sağlayan bu portalin aslında henüz bir başlangıç olduğunu söyleyebiliriz.” diyen Bilecik, yeni fikirler ve farklı entegrasyonlarla portali Akfen Holding’in iş süreçlerine daha da yakınlaştırmak, kazanımlarını artırmak istediklerini dile getirdi.

YouTube entegrasyonu ve daha fazlası…

Microsoft SharePoint üzerine inşa edilen portalin şu anda, Akfen Holding’in YouTube sayfasıyla entegre olduğunu ve kurumsal videoların portal üzerinden görüntülenebildiğini belirten Bilecik, devam eden entegrasyon çalışmaları hakkında şunları aktardı: “Kalite sistem departmanımız ile entegrasyon çalışmaları devam ediyor. Bu entegrasyon tamamlandığında kalite sistem departmanına ait formların hepsi portal üzerinden indirilip basılabilecek duruma gelecek. Böylece şu anda insan kaynaklarında üretilen belgelere ulaşabilen çalışanlarımız, kalite sistem formlarını da portal üzerinden kolayca indirebilecek.”

Yönetimden aktif katılım
Portal sayesinde tüm Akfen çalışanlarının kurum kültürünü daha iyi algılamaya, kendi departmanları dışındaki departmanlarda neler olup bittiğini görmeye ve iştiraklerde ne gibi gelişmeler olduğundan haberdar olmaya başladığını hatırlatan Bilecik, projeyi başarıya taşıyan en önemli etkenlerden birinin, oldukça dinamik bir yapıya sahip olan Akfen Holding’in yönetim kadrosunun proje sürecine aktif katılımı olduğunu vurguladı ve şöyle dedi: “Yöneticilerimizin bireysel katılımını portale yansıtmamız, çalışma arkadaşlarımız arasındaki katılımı da teşvik etti.”

Deniz Bilecik sözlerini, portal ve iş birliği platformları konusundaki uzmanlığı ve deneyimiyle iyi bir çözüm ortağı olan İnnova’nın desteği sayesinde şirket içinde bir ilke imza attıklarını belirterek noktaladı.

HEDEF:

  • Akfen Holding’in tüm çalışanlarını bir araya getiren ve kurumsal paylaşımı güçlendiren bir iç iletişim platformu oluşturmak.

ÇÖZÜM:

  • Microsoft SharePoint

SONUÇ:

  • Farklı ofislerde çalışanlar arasındaki mesafeler ortadan kalktı.

  • Sosyal bir platform içerisinde yakın çalışma ortamı sağlandı.

  • Kurumsal belgelere erişim hem hızlandı, hem de daha güvenli hale geldi.

  • Kurumsal bir bilgi bankası ortaya çıktı.

  • Çalışanların paylaşımları, yönetimdeki karar alma süreçlerine dahil oldu.

  • Çeşitli entegrasyonlar sayesinde portal iş süreçlerine daha da yakınlaştı.