İnnova'nın self servis cihaz pazarındaki lider markası Kiosk İnnova'nın web sitesine yönlendiriliyorsunuz...

www.kioskinnova.com

Alacak Yönetim Sistemi

Yönetim süreçlerini mercek altına alan Alacak Yönetim Sistemi (Receivables Management System) sayesinde dev kurumlar hem zamanını hem kaynaklarını koruyor.

Mehmet Ender Kızılkan

Ürün Yöneticisi

Bu konuda daha fazla bilgi almak için doğrudan çözüm danışmanımızla temasa geçebilirsiniz.

90 212 329 73 15
Alacak Takip Sistemi

Amaç: Yasal takipleri azaltmak

Müşteri sayıları gündeme geldiğinde yüzbinlerden, hatta milyonlardan söz edilen dev kurumların iş süreçlerini kolaylaştırmak İnnova’nın uzmanlık alanı... İnnova şimdi de, tahsilat süreçlerinde sorunlarla karşılaşan kurumlara yönelik yepyeni bir çözümle ön planda. Fatura, aidat, abonman ve hatta kredi tahsilatlarında gecikmeler yaşayan çok sayıda kurum için işleyişi hızlandırmayı hedefleyen Alacak Yönetim Sistemi, yasal takip sürecine gerek kalmadan, hatta müşteri gecikme cezası dahi ödemeden tahsilatların gerçekleştirilmesini sağlayan bir otomasyon çözümüdür.

Yasal takip süreçleri hem kurum, hem de müşteriler için oldukça zorlu ve maliyetli. Mahkeme masrafları, avukatlık masrafları ve zaman kayıpları göz önüne alındığında ortaya çıkan tablo ürkütücü. Alacak Yönetim Sistemi, yasal takip sürecinin başlamasından önce tahsilatların yapılabilmesi için gereken tüm süreçleri uçtan uca yöneterek hem kurumun geciken alacaklarını tahsil edebilmesini kolaylaştırır, hem de müşteri mağduriyetini önleyerek her iki tarafı da kazançlı çıkarır.

Alacak yönetiminde yeni bir dönem

Üretilen faturalar, son ödeme tarihi belirlenerek müşteriye gönderilir. Müşteriden son ödeme tarihine kadar tahsil edilemeyen alacaklar, yapılmış olan sözleşme dahilinde belli bir süre takibe alınır, çeşitli bilgilendirme ve yasal uyarılar sonucunda hâlâ tahsil edilemiyor ise, sözleşme fesih edilerek yasal takip süreci (icra yoluyla tahsilata kadar varan) başlar.

HEDEF SEKTÖRLER

Telekomünikasyon

  • GSM operatörleri
  • İnternet servis sağlayıcılar
  • Dijital yayın kuruluşları

Enerji dağıtımı

  • Elektrik dağıtım
  • Su dağıtım
  • Doğalgaz dağıtım

Bankacılık

  • Kredi kartları
  • Kredi ödemeleri
  • Taksit ödemeleri

AYS İLE NELER MÜMKÜN?

  • Yönetim süreçlerini hızlandırmak,
  • Yönetim süreçlerindeki masrafları azaltmak,
  • Tüm fatura/kredi/aidat tahsilatlarını tek merkezden yönetmek,
  • Milyonlarca alacak dosyasındaki değişikliği anlık olarak takip etmek ve raporlamak,
  • Sistemi mevcut iş uygulamalarıyla entegre etmek...
Alacak Takip Sistemi

Faturalara yakın takip

Son ödeme tarihinden sonraki süreçte, faturalarını bilinçli olarak ödemeyen müşteriler olduğu gibi, unutkanlık nedeniyle ödemeyen ya da çeşitli otomatik ödeme talimatlarının herhangi bir sebep ile çalışmaması sonucunda ödemeyen çok sayıda müşteri var. Alacak Yönetim Sistemi, faturanın üretildiği andan itibaren, ödemenin müşteriye hatırlatılması için gerekli tüm bilgilendirme ve uyarı süreçlerini yöneten bir otomasyon çözümüdür.

Yasal takip sürecinin başladığı noktaya kadar tüm süreçleri yöneten ve görevleri otomatik hale getiren bu çözüm, ilk bakışta düzenli fatura kesen telekom operatörleri; su, elektrik, doğalgaz dağıtım şirketleri gibi kurumları hedefler. Entegrasyon yetenekleri ve çok sayıda müşteriye sahip kurumlara hitap etmesi, çözümü bankalar için de önemli bir konuma yerleştirir.

AYS’nin avantajları

Alacak Yönetim Sistemi, entegrasyon konusundaki yetenekleri sayesinde farklı bilgi kaynaklarına erişebilir. Örneğin, Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) sistemiyle entegre olabilen çözüm, müşteri bilgilerini alarak müşterilerin çeşitli ortak özelliklere göre gruplanabilmesini (segmentasyon) sağlayabilir. Böylece kurum, müşterilere/müşteri gruplarına özel, esnek alacak takibi süreçlerinin tasarlayabilir. Yine müşteri gruplarına ve çeşitli kriterlere göre esnek bilgilendirme ve alacak takibi akışları yaratılabilir.

Alacak Yönetim Sistemi’nin detaylı idari takibi ile alacakların bir an önce tahsil edilmesi mümkün hale gelir. Hukuki süreçlere başvurulmadan önce kurulan olumlu ve iyi niyetli iletişim sayesinde müşteri memnuniyetinin artırılması da söz konusudur. Hatırlatmalar, bilgilendirmeler ve çağrılar bu doğrultuda yapılır. Fatura ödemenin unutulması nedeniyle oluşan gecikmeler engellenerek, müşterinin, uygulanabilecek gecikme cezası sonucundan veya farklı yaptırımlardan korunması da söz konusudur. Uygulanan alacak takibi süreçlerinin izlenebilmesi ve müşteri grupları bazında optimize edilmesi avantajlar arasında sayılabilir.

Alacak Takip Sistemi

Süreç İşlemleri

Farklı müşteri gruplarına farklı alacak takibi süreçlerinin uygulanması bu modül ile sağlanır. Müşteri grupları oluşturabilmek için, son kullanıcı, kendi belirleyeceği kriterlere göre müşterileri gruplayabilir. Örneğin, Ankara ilindeki kuyumcular için bir grup, Ankara ilinde düzenli ödeme yapmayan yabancı uyruklu bireysel müşteriler için başka bir grup, resmi daireler için başka bir grup tanımlanması mümkündür. Bu gruplar, yetkili bir kullanıcı tarafından uygulama önyüzleri kullanılarak yapılabilir.

Oluşturulan her bir grup için bir alacak takibi ya da bilgilendirme/hatırlatma süreci oluşturulabilir. Belli zamanlarda belli iletişim aksiyonları ve alınan hizmete yönelik aksiyonların alınması için süreçler tasarlanabilir. Tasarlanan bu süreçler “Champion-Challenger” özelliği ile küçük bir grup üzerinde denenip sonuçları izlenebilir ve elde edilen sonuçlara göre grubun tamamına yaygınlaştırılabilir veya baştan tasarlanabilir. Modül şunları kapsar: Aksiyon yönetimi, süreç yönetimi, segmentasyon yönetimi, iş listesi istatistik, görev kuyruğu sorgulama.

Kural İşlemleri

Alacak Yönetim Sistemi kapsamında esnek kurallar için gerekli altyapıyı sağlayan modüldür. Kural işlemleri yönetim modülü, sözlük işlemleri ve kural işlemleri olarak iki gruptan oluşur. Modül sayesinde, kullanıcı arayüzü ve sistemde yer alan tüm bilgiler kullanılarak kurallar üretilebilmesi mümkündür. Alacak yönetimi süreçleriyle ilgili tanım kümeleri şöyledir: Alacak yönetimi kuralları, alacak takibi aşaması hareketi kuralları, alacak takibi başlatma kuralları, süreç kuralları, alacak takibi çalışan grubu kuralları ve gruplandırma kuralları. Modül şunları kapsar: Sözlük işlemleri, kural işlemleri.

Hesap Yönetimi

Müşteri bilgilerinin ve müşteriye ait hesapların yönetiminin yapıldığı modüldür. Hesap, bir müşterinin satın aldığı hizmetlerin faturalanmasını istediği yapıyı temsil eder. Bireysel müşterilerde genellikle bir hesabın altında tek bir hizmet yer alırken, kurumsal müşterilerde aynı hesap altında telefon, veri iletişimi vb. çok sayıda hizmet yer alabilir.

Örneğin, İnnova sahip olduğu 4 farklı tesisindeki 20 telefon hattına ilişkin tek bir fatura, 30 internet hattı için de yine tek bir fatura talep edebilir. Bu durumda müşteriye ilişkin 2 hesap bulunur. Alacak Yönetim Sistemi’nde alacak takibi hesap bazında yapılabilir. Hem müşteri, hem hesap, hem de alınan hizmet için işlem bazında muafiyet uygulanması mümkündür. Muafiyet uygulanan hesap ve hizmetlere alacak takibi süreci uygulanmaz. Modül şunları kapsar: Müşteri görüntüleme, müşteri muafiyeti, hesap görüntüleme, hesap muafiyeti, abone görüntüleme, abone muafiyeti.

İdari Takip

Müşteri temsilcisi aracılığı ile yapılan alacak yönetimi aşamasıdır. Süreçte müşteri, ödeme sözü alma gibi çeşitli yöntemlerle ödeme yapmaya ikna edilmeye çalışılır. Alacak takibi sürecinin istenilen herhangi bir yerindeki hesaplar için idari takip başlatılabilir. Örneğin fatura son ödeme tarihi üzerinden 15 gün geçmiş olan müşterilere yönelik bir takip başlatmak mümkün olabileceği gibi, toplam borç miktarı belli bir miktarı aşan müşterilere yönelik olarak da süreç başlatılabilir. İdari takipteki müşteriler müşteri tipi, hesap tipi, borç miktarı, bulunduğu il gibi çeşitli özelliklerine göre farklı müşteri temsilcilerine otomatik olarak dağıtılabilir. Modül şunları kapsar: Kullanıcı işlemleri, grup işlemleri.

Kurumsal uygulamalar ile
entegrasyon seçenekleri sayesinde
eksiksiz bilgiye dayalı,
sorunsuz takip süreçleri...

Raporlama

İdari takip sürecini uçtan uca yöneten Alacak Yönetim Sistemi, entegrasyon olanakları sayesinde pek çok kanaldan veri alabilmesinin dışında, işlemlerin yürütülmesi sırasında veri üreten de bir sistemdir. Bu da beraberinde raporlama modülünün gereksinimini ortaya çıkarır. Bu modül, müşteri ve müşteri grubu bazında gelinen aşamaları, iletişim sürecinde alınan bilgileri ve tahsilat tarafındaki bilgileri bir araya getirerek alacak yönetim sürecinin “büyük bir resim” haline getirilmesine olanak tanır. Özellikle sistemin yönetici pozisyonundakiler tarafından süreçlerin anlık olarak takip edilebilmesi gerektiği durumlarda ve karar alma aşamasında raporlama modülünün görevi önemlidir.

Raporlar tek başına değerlendirilebilir nitelikte olmalarının yanı sıra farklı iş uygulamalarının raporlarıyla da entegre edilebildiğinden daha geniş bir kapsamda görüntüleme yapılmasını sağlayabilir. Örneğin, son iki aydır internet erişim faturasını 10 günden fazla geciktiren 300 müşterinin, aynı zamanda bir yıl içerisinde kurumun sunduğu ürün ve hizmetlerin yüzde 80’ini satın aldığı ve bunlara düzenli ödeme yaptığı sonucuna ulaşılabilir. Böylece bu müşteri grubu özel bir konuma çekilerek yönetim sürecinin esnetilmesi mümkün olabilir. Böylece gecikme cezası veya yaptırım ile karşılaşmayan müşterinin memnuniyeti artar.

Fatura tahsilatlarınızı kolaylaştıran,
müşteriyi size yeniden
kazandıran sistem.

Esnek kuralları olan süreçler

Alacak Yönetim Sistemi’ni idari takip süreci yönetiminde en büyük yardımcınız haline getirecek en önemli özelliklerden biri de esnek kurallar tanımlanabilmesi. Müşterinin veya müşteri grubunun durumuna göre tamamen ihtiyaçlarınız doğrultusunda belirleyeceğiniz kurallar ile işlemlerin yürütülmesini sağlayarak daha verimli yönetim süreçleri oluşturabilirsiniz. Sistem; müşteri risk skoru, hesap türü ve ödeme davranışı gibi birçok kritere göre oluşturulabilen gruplandırma desteğine sahip.

Ayrıca VIP müşterileriniz için istisna yönetiminin yapılabildiği çözüm sayesinde belirli müşterilerinize özel haklar veya ödeme esneklikleri sağlayabilirsiniz. Dolayısıyla merkezi ve otomatik mesajlaşma ve bilgilendirme yönetimini buna göre planlayabilir ve müşteri ilişkileri yönetimi konusunda birçok olumsuzluğun önüne geçebilirsiniz.

Abonelik yapısına uygun sistem

Alacak Yönetim Sistemi, mevcut iş uygulamalarıyla entegrasyon konusunda oldukça yetenekli. Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) tarafındaki yapılara uygun olan çalışma mantığı sayesinde müşteri bilgilerine ve iletişim kanallarına kolayca erişim sağlamak mümkün. Bu sayede bilgi akışı hiçbir zaman kesilmeyen bir ekosisteme sahip olursunuz.

Taksitlendirme seçenekleri

Bu çözümü piyasadaki rakiplerinden ayıran en önemli özelliklerden biri de taksitlendirme özelliği sunması. Bu sayede borçlu müşterilerinize/abonelerinize daha kolay ödeme olanakları oluşturabilirsiniz. Kısa vadede daha fazla alacağı tahsil etme imkânına kavuşmanın ötesinde, müşterileri kaybının da önüne geçebilir, bugüne kadar çok sayıda gecikme cezası ödeyen ve kayıp gözüyle baktığınız bir müşteri grubunu kazanabilirsiniz. Taksitlendirme seçeneklerinin yanı sıra ödeme kanallarını zenginleştirebilir, müşterinin daha kısa sürede ödeme yapmasını sağlayabilirsiniz.

AVANTAJLAR

  • Hızlanan idari süreçler
  • İdari takip masraflarında düşüş
  • Detaylı idari takip
  • Müşteri gruplarına özel takip süreçleri tasarlanabilmesi
  • Gerçek zamanlı takip ve raporlama
  • Taksitlendirme özelliği
  • Artan müşteri memnuniyeti
  • Takip ve iletişim görüntüleme

Takip ve iletişim görüntüleme

Müşterilerin alacak yönetimi aşamalarının ve iletişim geçmişlerinin görüntülenebildiği sistemde, hangi müşterinin ne zaman ödeme yapacağı konusunda söz verdiğinden, geçmiş dönem ödeme tarih bilgilerine kadar birçok bilgiyi tek bir ekranda görmek ve raporlamak bu çözümle çok daha kolay.

İş uygulamaları entegrasyonu

Alacak Yönetim Sistemi, idari takibi uçtan uca yönetebilmek için birtakım bilgilere ihtiyaç duyar. Müşteri, hesap ve abonelik bilgileri, hesapların ödenmemiş tüm faturaları, son iki yıl içinde ödenmiş tüm faturalar, bulunduğu durum bilgileri bunlardan bazıları… Bu kapsamda sistem, müşterilere ait hesaplara ilişkin olarak toplanacak bilgiler ve atılacak adımlarla ilgili olarak, gerekli sistemlerle entegre olarak çalışır. Örnek olarak CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) entegrasyonu verilebilir. Müşteri bilgilerinin saklandığı CRM sistemleri ile yapılan entegrasyonla müşterilere ilişkin bilgilerin alınması sağlanır. Diğer taraftan takip sırasında işlem yapılabilmesi için çeşitli birimlerle entegrasyon da önemlidir. Örneğin, elektrik borcundan dolayı hizmetin kesilebilmesi için santral ile entegrasyon yapılması...

Çoklu iletişim kanalı

Sistem, diğer iş uygulamalarının yanı sıra iletişim kanalları ile de entegre olarak çalışıyor. IVR, çağrı merkezi, e-posta, mektup ve SMS kanalları sayesinde müşteriye sistem üzerinden ulaşmak son derece kolay. Ayrıca birden fazla kanal seçeneği olması, farklı müşteri gruplarına veya özel olarak bir müşteriye yönelik iletişim kurulabilmesini sağlar. Bu da iletişimin etkinliğini artırarak tahsilat sürecini kısaltır, olumlu sonuç alabilme ihtimalini yükseltir.

Diğer entegrasyonlar

Tahakkuk sistemleri ile entegrasyon, müşteri hesabına çıkan faturaların AYS‘ye yüklenmesi için kullanılacak entegrasyondur. Bunun dışında İnnova’nın PayFlex Tahsilat Sistemi ile yapılan entegrasyon da, müşterinin yaptığı ödemelerin, taksitlendirme ve fatura tutar düzeltme işlemlerinin ve talimat bilgilerinin Alacak Yönetim Sistemi’ne aktarılmasını hedefler. Sistem arıza takip sistemleriyle de koordineli olarak çalışır. Çünkü bir hesap borcundan dolayı kesilen hizmetin arıza kapsamında değerlendirilmemesi için gerekli bilginin bu sisteme iletilmesi gerekir. Sistem, mevcut iş zekası ve veri ambarı uygulamalarına raporlama amaçlı bilgi aktarımı için entegre edilir.

Alacak Yönetim Sistemi’nin son entegrasyon ayağı ise hukuk sistemidir. İdari takipten sonuç alınamadığı durumlarda devreye giren Hukuk Otomasyon çözümü ile idari takip, yerini hukuki süreçlere bırakmış olur.

Alacak Yönetim Sistemi Entegrasyon Şeması

ATS Entegrasyon