İnnova'nın self servis cihaz pazarındaki lider markası Kiosk İnnova'nın web sitesine yönlendiriliyorsunuz...

www.kioskinnova.com

KGM Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi

Karayolları Genel Müdürlüğü, kurumsal belge ve arşiv yönetim süreçlerini otomatik hale getirmek, maliyetlerin ve zaman kayıplarının önüne geçmek için artık Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi kullanıyor.

Merkezi Ankara’da bulunan Karayolları Genel Müdürlüğü (KGM), Türkiye’nin 81 ilinde faaliyetlerini yürütüyor. KGM, günde binlerce sayfayı bulan evrakın takibinin fiziksel olarak yapılması, kuruma ait eski evrakın aranıp bulunmasındaki zorluklar, gelen evrakların fiziksel olarak takibi, evrakların ilgilileri nedeniyle farklı illere gönderilmesindeki zaman kayıpları gibi sorunlar nedeniyle Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi’ne (EBYS) ihtiyaç duydu. Kurumdaki tüm işlerin hızlı, güvenli ve pratik şekilde yapılması hedeflendi.

9.000 kullanıcıya ulaşıldı

Projede ilk önce, KGM’nin belge ve iş akış süreçleri analiz edildi. Mevcut Documents İnnova ürünümüz analiz sonuçlarına göre konfigüre edilerek KGM ortamına yansıtıldı. KGM’ye özel ek geliştirmeler yapıldı. Kurumun tüm Türkiye’deki birimleri ve organizasyon yapısı, kişi ve kullanıcı bilgileri, belge akış süreçleri uygulama üzerine yansıtıldı. Merkezden ve taşra teşkilatlarından kullanıcılar Ankara’ya geldi ve eğitim aldı. Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı’nda pilot kullanım olarak başlayan proje daha sonra tüm Türkiye’de aynı anda canlı kullanıma alındı. Kullanıcı sayısı 2015 itibariyle 9.000’e yükseldi.

Firma Karayolları Genel Müdürlüğü
Çözüm Documents Innova
Sektör Kamu

Bugüne kadar 4 milyon sayfa üretti

Nisan 2015 itibariyle sistem üzerinde üretilen sayfa sayısı 4 milyonu buldu. Taranarak sisteme dahil edilen belge sayısı (sayfa sayısı) ise 1 milyon 200 bin oldu. Kurumun eski süreçlerinde işlerin fiziksel evraklar üzerinden yürümesi nedeniyle tüm bu evraklar çıktı olarak alınıyordu ve fotokopileri oluşturuluyordu. Documents Innova sayesinde yaklaşık 2 milyon sayfanın çıktısının alınmasına gerek kalmadığından büyük bir kâğıt tasarrufu sağlandı.

Ayrıca, Documents Innova’dan önce kurumun günlük olarak kendi taşra teşkilatıyla yaptığı yüzlerce belge yazışması fiziksel posta gönderimiyle sağlanıyordu. Bu hem büyük bir ulaşım maliyeti hem de zaman kaybı oluşturuyordu. Sistemin kullanılmasıyla bu tür ek maliyetlerin de önüne geçilmiş oldu.

Son Güncelleme Tarihi: Ağustos 2015