İnnova'nın self servis cihaz pazarındaki lider markası Kiosk İnnova'nın web sitesine yönlendiriliyorsunuz...

www.kioskinnova.com

Ö.İ.B. Bilgi Yönetim ve
Karar Destek Sistemi

Özelleştirme İdaresi Başkanlığı, İnnova tarafından geliştirilen "Özelleştirme Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Destek Sistemi Projesi" ile performansını artırdı.

Özelleştirme İdaresi'nin 2009-2013 Stratejik Planında yer alan "İş süreçleri bilgi yönetiminin etkinleştirilmesini sağlayacak biçimde tasarlanacaktır" ve "Yönetim Bilgi sistemi ile nihai karar vericilere yardımcı olacak karar destek sistemleri kurulacaktır" hedeflerini gerçekleştirmek üzere Özelleştirme Yönetim Bilgi Sistemi (ÖYBS) ve Karar Destek Sistemi (KDS)" kurulmasına karar verildi.

Hedef doğrultusunda idarenin tüm gereksinimleri dikkate alınarak sistemin özellikleri belirlendi. İdari ve teknik şartname'nin hazırlanmasının ardından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında İdare tarafından açılan ihaleyi İnnova Bilişim Çözümleri A.Ş. kazandı.

Kurum Özelleştirme İdaresi Başkanlığı
Çözüm Bilgi Yönetim Sistemi
Sektör Kamu

İdare ile İnnova arasında Özelleştirme Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Destek Sistemi yazılımı hizmet alımı sözleşmesinin 17 Nisan 2010'da imzalanmasıyla çalışmaya başlandı. T.C. Başbakanlık Özelleştirme İdaresi Başkanlığı, İnnova tarafından geliştirilen "Özelleştirme Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Destek Sistemi Projesi" sayesinde operasyonel performansını artırarak karar alma süreçlerini hızlandırdı. Özelleştirme İdaresi yönetim bilgi ve karar destek sistemleri dâhilinde verimlilik artırıldı. Projeden sonra iş süreçleri yeniden tasarlandı ve iyileştirildi. Karar alıcı mekanizma hız kazandı. Projede uygulanan süreç ve hazırlanan çıktıların uluslararası denetimden geçmesi sonucunda İnnova SPICE belgesi almaya hak kazandı.

Özelleştirme İdaresi'nde yeni nesil bilgi yönetim sistemi

T.C. Başbakanlık Özelleştirme İdaresi Başkanlığı, İnnova tarafından geliştirilen "Özelleştirme Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Destek Sistemi Projesi" sayesinde operasyonel performansını artırarak karar alma süreçlerini hızlandırdı.

T.C. Özelleştirme İdaresi Başkanlığı, stratejik hedefleri doğrultusunda 'Özelleştirme Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Destek Sistemi/ÖYBS-KDS Projesi'ni tamamlayarak bir süre önce hayata geçirdi. İdare'ye arşiv bilgilerine anında ulaşabilme ve gerçek zamanlı bilgi üretebilme imkanı sunan bu proje İnnova Bilişim Çözümleri A.Ş. tarafından 8 ay gibi kısa bir zaman içerisinde tamamlandı. Türkiye'deki özelleştirme projelerinin verilerinin merkezi olarak takip edilebilmesi, veri tutarlığı ve doğruluğunu sağlayan bu proje sayesinde Özelleştirme İdaresi geçmiş verileri etkin biçimde değerlendirerek artık daha hızlı ve etkin kararlar alabiliyor. Uluslararası düzeyde kabül gören SPICE (Software Process Improvement Capability Determination) denetim sürecinden de geçerek Türkiye'deki ilk SPICE belgeli projelerden biri olan 'Özelleştirme Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Destek Sistemi/ÖYBS-KDS' hakkındaki sorularımızı Özelleştirme İdaresi Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanı Ramazan Örkan yanıtladı.

- Özelleştirme İdaresi neden bir Bilgi Yönetim Sistemi'ne ihtiyaç duydu? Bu projenin öncesinde eksikliğini hissettiğiniz konular nelerdi?

Dünyadaki gelişmelere paralel olarak, özelleştirme odağının, kamu kaynaklarının israfını önlemenin ötesine taşınarak ülke ekonomisinin küresel arenada rekabet gücünün artırılmasına kaydırılması gerekiyor. Bu yeni anlayış doğrultusunda, bütçe baskısı yerine ulusal ve uluslararası rekabet baskıları ölçü alınarak özelleştirme politikalarını belirleme ve uygulama yoluna gidilmesini hedefliyoruz. Hayata geçirdiğimiz bu proje öncesinde idaremizde bilgisayar destekli doküman yönetim sistemi, bilgi ve belgelerin ortak bir veritabanı üzerinden paylaşımı, belgelerin sayısal ortamda arşivlenmesine yönelik işlemlerin gerçekleştirilmemiş olması, hızlı bilgi akışı, gerçek zamanlı istatistiksel bilgi üretimi ve arşiv bilgilerine ulaşmada yetersiz kalınmasına neden oluyordu.

Bu nedenle idaremizin 2009-2013 Stratejik Planında yer alan "İş süreçleri bilgi yönetiminin etkinleştirilmesini sağlayacak biçimde tasarlanacaktır" ve "Yönetim Bilgi sistemi ile nihai karar vericilere yardımcı olacak karar destek sistemleri kurulacaktır." ifadelerinde yer alan hedeflerini gerçekleştirmek üzere ÖYBS-KDSkurulmasına karar verildi. Bu doğrultuda sistemlerin hayata geçirilebilmesi için açılan ihaleyi kazanan İnnova Bilişim Çözümleri A.Ş. 8 ay gibi kısa sürede projeleri tamamlamayı başardı.

Proje süresince neler yapıldı? Projenin sonunda nasıl bir sistem ortaya çıktı?

ÖYBS-KDS projesinde idaremiz birimleri ile koordinasyonun sağlanması için Strateji Geliştirme Dairesi bünyesinde Proje Koordinasyon Ekibi oluşturuldu. Ayrıca, bu projenin kontrolörlük hizmetleri ayrı bir sözleşme kapsamında başka bir danışmanlık firması tarafından gerçekleştirildi. Bu projenin yürütülmesi sırasında, Proje Koordinasyon Biriminin koordinasyonunda, idaremiz birimleri ile en yüksek katılımın sağlanmasına çalışılarak karşılıklı etkileşim içerisinde pek çok toplantı, sunum ve görüşmeler yapıldı. Ocak 2010 tarihinde ise sistem canlı olarak kullanılmaya başladı. Proje kapsamında birimlerin geçmişte yapmış oldukları çalışmalara ait aktarılabilir veriler ÖYBS ve KDS sistemine aktarıldı. Bu çerçevede Proje Yönetiminde 7.000, Hukuk Müşavirliğinde 18.500, Danışmanlık Hizmetlerinde 500, Strateji Geliştirmede 7.100, İstihdam ve Sosyal Hizmetler D. Başkanlığında 30.000, Bilgi Edinme Biriminde 4.500 veri aktarımı gerçekleştirildi.

Bu sistem ile ne gibi avantaj ve kolaylıklar elde ettiniz? Sizin tarafınızda neler değişti?

ÖYBS-KDS, idaremiz görev yetki ve sorumluluklarına göre tasarlandı. İdare birimlerindeki kullanıcılara yaptıkları iş süreçlerine göre yetkiler verildi. Böylece bir birimdeki özelleştirme iş süreçlerini ÖYBS'ye veri olarak aktarılması ve bu verileri KDS'de rapor haline getirilmesi amaçlandı. Ayrıca, verilerin düzenli ve güncel olarak alınması da sağlandı. Sistemler üzerinde Ocak 2010'da canlı uygulamaya başlandı. Bu yeni yapılanma sayesinde bilgi akışı daha hızlı sağlanıyor, gerçek zamanlı istatistiksel bilgi üretilebiliyor ve arşiv bilgilerine anında ulaşılabiliyor. Böylece karar vericilerin işi oldukça kolaylaşıyor.

Bu proje ile başarı sağlanan en önemli noktalar neler oldu?

Bu proje ile en fazla raporlama alanında verimlilik artışı yaşadık. Özelleştirme süreçlerinde farklı birimler tarafından üretilen veriler ÖYBS arayüzlerinden toplanarak, KDS'ye aktarılıp burada kullanılan bir iş zekası aracı sayesinde üretilen raporların birimlerin bu yöndeki ihtiyaçlarını hızlı ve hatasız bir şekilde karşılaması sağlandı. İnnova proje kapsamında, idarenin tüm süreçlerinin yazılım analizini yaparak, entegrasyon noktalarını belirledi. Bu noktada yazılım geliştirme ve raporlama, entegrasyon, lisans tedariki, eğitim, veri aktarımı, teknik destek ve bakım hizmetlerinin tümü yine İnnova tarafından sağlandı. Bizce burada mutlaka altı çizilmesi gereken bir konu da, idaremiz proje koordinasyon ekibinin önderliğinde proje paydaşlarının çok iyi bir uyum ve koordinasyon içerisinde çalışması sonucu projenin 240 takvim günü gibi kısa bir süre içerisinde sözleşme ile sözleşme eki teknik ve idari şartname hükümlerine aynen uyarak zamanında başarıyla sonuçlandırılmasıdır.

ÖİB'nin yeni sistemleri nasıl işliyor?

  • Proje Değerlendirme ve Hazırlık birimi, özelleştirilmesi düşünülen bir kurum/kuruluş veya bunlara ait varlıkları sisteme kamu envanteri olarak kaydeder ve bu kurum/kuruluş ve varlıklara ait ürettiği inceleme değerlendirme raporlarını sisteme girer. Bu inceleme değerlendirme raporlarına dayanarak, ilgili kurum/kuruluş veya varlığın özelleştirilip özelleştirilmeyeceğine karar verilir.
  • Başkan düzeyinde bir kullanıcı sisteme bir özelleştirme kaydı açarak ilgili özelleştirmeyi bir Proje Grup Başkanlığına atar. İlgili proje grup başkanlığındaki tüm personeller, kendisine atanmış özelleştirme hakkında sistem üzerinden atılan bir e-posta sayesinde bilgilendirilir ve yine sistem üzerinden daha önce Proje Değerlendirme ve Hazırlık birimi tarafından kaydedilmiş olan inceleme değerlendirme raporları kendilerinin erişimine açılır.
  • İlgili Proje Grup Başkanlığı, sisteme bu özelleştirmenin ihalesini, şartname alan firmaları; İhale Hizmetleri birimi ihalede alınan teklifleri; İdari Mali İşler Birimi her bir teklif için alınan teminatları kayıt altına alır ve bu bilgiler yetkiler dahilinde birimler arasında paylaşılır.
  • İhale sonuçlanmasının ardından ilgili proje grup başkanlığı sistem üzerinde sözleşmeyi kayıt altında alır ve bu sözleşme bilgisi yine sistem üzerinde kesin teminatları kaydetmek üzere İdari Mali İşler birimine, sözleşme yükümlülüklerini kaydetmek üzere Özelleştirme Sonrası Takip ve Geri Alma birimine ve diğer ilgili birimlere iletilir.