İnnova'nın self servis cihaz pazarındaki lider markası Kiosk İnnova'nın web sitesine yönlendiriliyorsunuz...

www.kioskinnova.com

Sofra Bütçe Yönetim Uygulaması

Toplu yemek üretim hizmetleri ve tesis yönetimi çözümlerinde uzun yıllardır liderliğini sürdüren Sofra Grup, Oracle Hyperion Planning uygulamasıyla hayata geçirdiği bütçe yönetim planlama ve raporlama sistemiyle sektöre örnek oluyor.

Sofra Grup

Faaliyetlerine 1987 yılında STFA Hizmet ve İşletmecilik A.Ş. ünvanıyla başlayan, ardından 1991 yılında SOFRA Yemek Üretim ve Hizmet A.Ş. olarak devam eden Sofra Grup, planlamada ve raporlamada daha efektif bir çözüm ve anlık raporlama, risk analizleri yapma gerekliliğini neticesinde yeni bir arayış içerisine girdi.

Toplu yemek üretim hizmetleri ve tesis yönetimi çözümlerinde uzun yıllardır liderliğini sürdüren Sofra Grup, Oracle Hyperion Planning uygulamasıyla hayata geçirdiği bütçe yönetim planlama ve raporlama sistemiyle sektöre örnek oluyor.

Firma İsmi Sofra Grup
Çözüm Oracle Hyperion Planning
Sektör Üretim ve hizmet

Sofra Grup, İnnova desteğiyle hayata geçirilen Oracle Hyperion Planning bütçe yönetimi projesiyle artık tüm maliyetlerini ve harcamalarını rahatça kontrol edebiliyor ve detaylı analizler gerçekleştirip raporlama yapabiliyor. Spesifik olarak, verimli kaynak kullanımı ile tasarruf sağlandı ve karar alma süreçleri hızlandırıldı. Çalışanların veri girişi, MS Excel makroları gibi düşük katma değerli işler yerine analiz ve yoruma daha fazla vakit ayrılması sağlandı. İşbirliği ve entegrasyon artırılarak stratejik finansal ve operasyonel planlar arasındaki bağlantı kuruldu. Operasyonel hedefler koyarak, sahadaki ekibin gerçek amaçlara yönelmesi sağlandı. Direkt ve endirekt maliyetler için detaylı çalışmalar yapılmaya başlandı.


Faaliyetlerine 1987 yılında STFA Hizmet ve İşletmecilik A.Ş. ünvanıyla başlayan, ardından 1991 yılında SOFRA Yemek Üretim ve Hizmet A.Ş. olarak devam eden Sofra Grup, kurumsal kimliğinde yaptığı yenilikleri, bütçe uygulamalarında yaptığı Oracle Hyperion Planlama Sistemi uygulamalarını da ekleyerek sürdürüyor. Eylül 1997’den bu yana dünyanın en yaygın, lider yemek, tesis yönetimi ve işletimi sağlayıcısı COMPASS PLC Group ile ülkemizin önde gelen inşaat kuruluşu STFA Grubu’nun ortaklığıyla çalışmalarını sürdüren Sofra Grup, bugün 15.000’den fazla çalışanıyla, toplu yemek hizmetleri ve tesis yönetim ve işletim sektörünün lideri ünvanını taşımanın yanında Türkiye’nin en büyük 500 şirketi arasında da yer alıyor.

Müşterilerine; Eurest, Damak, Eurest Party Catering, Eurest Vending, Euroserve Hizmet ve İşletmecilik ve Euroserve Güvenlik alt markalarıyla Toplu Yemek ve Tesis Yönetimi ve İşletimi Hizmetleri adı verilen ve yemek üretiminden güvenlik hizmetlerine, ofis desteğinden bahçe bakımına kadar pek çok servis sunan Sofra Grup, Türkiye’nin dört bir yanında genişleyen hizmetlerine ek olarak bütçe yönetimi konusunda da önemli bir yenilik gerçekleştirdi.

Sofra Grup, İnnova desteğiyle hayata geçirilen Oracle Hyperion Planning bütçe yönetimi projesiyle artık tüm maliyetlerini ve harcamalarını rahatça kontrol edebiliyor ve detaylı analizler gerçekleştirip raporlama yapabiliyor.

Oracle Hyperion Planning uygulamasını Türkiye genelindeki farklı ofislerde 80 kişi kullanıyor. Bu kişilerin sadece 20’sinin İstanbul’daki merkez ofiste olması, diğer şehirlerdeki çalışanların iyi planlanmış bir programla eğitimlere dahil edilmesini de gerektiriyordu. Yapılan planlama sonrasında İstanbul dışındaki 60 kişi, farklı tarihlerde İstanbul’a getirilip eğitimler verildi. Tüm kadronun eğitimi yaklaşık 30 günlük bir dönemde tamamlandı.

Daha önce şirketin ihtiyaçlarına göre hazırlanmış bir bütçeleme ve raporlama programı kullanan Sofra Grup, yaklaşık altı aylık bir dönem sonunda ülke genelindeki tüm bölge ve departmanlarıyla Hyperion Planning sistemine geçti. Sofra Grup CFO’su Zeynep Kazan şirketin kuruluşundan bu yana geçen süreci şu şekilde özetliyor: “2007’ye kadar Excel’de birtakım tablolarla bütçeler hazırlanıyordu, bu tabloların konsolide edilmesiyle sonuca ulaşılıyordu. 2007’den itibaren bir bütçe sistemi oluşturmaya karar verdik. Daha önce Sofra Grup’a destek vermiş lokal bir yazılım firmasıyla bir çalışma gerçekleştirdik. Bütçe kısmını başarılı bir şekilde gerçekleştirmemize rağmen raporlama konusunda istediğimiz verimi elde etmeyi başaramadık. Planlamada ve Raporlamada daha efektif, farklı opsiyonlarda ve anlık raporlama ayrıca ihtiyaç değerlendirme, risk analizleri vb yapmamız gerektiğinden yeni arayışlar içerisine girdik ve İnnova’yla biraraya geldik.”

İnnova ekibi ilk olarak 2009 Aralık ayında ihtiyaçları analiz ederek projeye başlıyor. Halihazırda kullanılan bütçe programının analizinin ardından Sofra Grup’un ihtiyaçları belirleniyor. Eski sistemde bulunan veriler, yeni kurulan modele aktarılıyor. İnnova BI/EPM Takım Lideri Murat Civelek yaşanan süreci; “Sofra Grup çok büyük bir firma olduğu için kullanıcı sayısı itibariyle de alışılmışın üstünde bir rakam söz konusuydu. Türkiye’nin her yerinden, farklı seviyelerde sistemi kullanması gereken çalışanlar bulunuyordu. Kullanıcıların sisteme adapte olup başarılı bir şekilde veri girişlerini yapmaları, raporlarını almaları iyi yönetilmesi gereken bir süreçti. Sofra Grup’un yönetim kadrosunun bu işi sahiplenmesi projenin başarıya ulaşmasını sağlayan en önemli etkenlerden biriydi.” sözleriyle yorumluyor.

Sofra Grup Bütçe Planlama ve Raporlama Müdürü Derya Sarıkayalar eğitim konusunun önemini; “Bizim yapımızda bölge müdürleri, aynı zamanda bütçeyi girmekle yükümlü olan kişiler. Bu kişilerin gerek eğitimi, gerekse bütçe girişleri tarafında yaşadıkları sorunlar İnnova ekibinin destekleriyle başarıyla tamamlandı. Üst yönetimin yeniliğe açık olması ve eğitim alacak kişilere verdikleri destek, yaptıkları motivasyon konuşmaları, bu süreci hızlı bir şekilde tamamlayabilmemizi sağladı.” sözleriyle açıklıyor.

Eğitim süreci sonrasında şirket içerisinde her seviyede profil Oracle Hyperion Planning’i kullanmaya başlıyor. Sahada operasyondaki bölge müdürlerinden, direktörlere kadar geniş bir profil aralığındaki çalışanlar aldıkları eğitim sonrasında bütçe girişlerini gerçekleştiriyor.

Sofra Grup, Hyperion Planning’in en önemli avantajlarından biri olan raporlama özelliğini Kasım 2010 ortasından itibaren net bir şekilde kullanmaya başladı. Kasım ayı itibariyle sonuçlar çıktığında bütçeyle birebir karşılaştırma yapılabiliyor. Bütçeyle ilgili her türlü detaya ulaşabilme imkanı olduğundan her türlü kırılım net bir şekilde ortaya konmaya başlandı. Sofra Grup CFO’su Zeynep Kazan; elde ettikleri avantajı şu sözleriyle yorumluyor; “Planning’in raporlama özelliği oldukça detaylı. Bu sayede bütçe sunumunda bize sorulan her türlü sorunun karşılığı artık elimizde. Bu, şimdiye kadar sahip olmadığımız bir özellikti.”

Sofra Grup’un Hyperion Planning’e geçişi, bağlı olduğu Compass Grup tarafından da ilgiyle takip ediliyor. Compass Grup’un faaliyet gösterdiği ülkelerin bütçe planlama konusunda bir arayış içerisinde olduğunu belirten Kazan, yurtdışından gelen kontrolörlerin uyguladıkları sistemi oldukça beğendiğini, diğer ülkelere örnek çalışma olarak gösterilmesi için gerekli hazırlıklara başlandığını ifade ediyor.