İnnova'nın self servis cihaz pazarındaki lider markası Kiosk İnnova'nın web sitesine yönlendiriliyorsunuz...

www.kioskinnova.com

Türk Telekom Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemi

Türk Telekom yapısı içerisinde yaklaşık 17 bin kullanıcı yılda 1 milyon dijital belgeyi Documents Innova ile üretiyor.



Ülke çapında milyonlarca aboneye hizmet veren Türk Telekom, fiziksel belgelerin elektronik olarak kayıt altına alınmasına ve Türk Telekom içinde elektronik ortamda dolaşımının sağlanmasına ihtiyaç duyuyordu.

Elektronik bilgi, doküman ve belgelerin; Kayıt altına alınması, arşivlenmesi, paylaşılması, imha edilmesi, raporlanması, elektronik/mobil imza ile imzalanması için ihtiyaç duyulan bileşenlerin bütünleşik olarak çalışmasını sağlayacak TS 13298 standardına uyumlu bir sisteme ihtiyaç duyan Türk Telekom için çözümü Documents Innova sağladı.

Projenin tamamlanmasının ardından yaklaşık 17 bin kullanıcı tarafından kullanılan Documents Innova sayesinde fiziksel belge ve dokümanlar üzerinden yürüyen işlerin tamamında dijital belge ve dokümanlar kullanılmaya başlandı. Yaklaşık 2 milyon sayfanın çıktısının alınmasına gerek kalmadığından fotokopi ve kırtasiye maliyetleri düştü, ciddi miktarda kâğıttan tasarruf edilmiş oldu. Ayrıca kurumun, günlük olarak kendi taşra teşkilatıyla yaptığı yüzlerce yazışma için kullandığı fiziksel posta gönderiminden de sistemin kullanılmasıyla tasarruf edilmeye başlandı.

Proje süreçleri

Proje kapsamında ilk olarak Türk Telekom Genel Müdürlüğü ve taşra teşkilatlarının da dahil olduğu bir ön analiz çalışması yapıldı. Yapılan ön analiz çalışması esnasında seçili taşra birimleri yerinde analiz edilerek ihtiyaçlar belirlendi. Ön analiz raporu sonrası Türk Telekom Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemi Projesi (EdiTT) fazlara bölündü.

Firma Türk Telekom
Çözüm Documents Innova
Sektör Telekomüniksyon


1. Faz: Kurum Dışından Gelen Evrak ve Tarama İşlemleri
2. Faz: Giden Evrak İşlemler (Islak İmzalı ve Elektronik İmzalı Yazı Hazırlama İşlemleri)
3. Faz: Elektronik Form Yönetimi
4. Faz: Mobil Versiyonun Geliştirilmesi ve Devreye Alınması (Opsiyonel)
5. Faz: Arşiv Yönetimi

Bu fazlar kapsamında, her faz için; Genel Müdürlük ve pilot bölgenin (Ankara Bölge Müdürlüğü) de katılımları ile analiz çalışmaları gerçekleştirildi. Analiz çalışmaları sonrasında, İçerik ve Süreç Yönetim Çözümleri (İSYÇ) ekibi bünyesinde geliştirilmiş Documents Innova ürünü, analiz sonuçlarına göre konfigüre edilerek Türk Telekom ortamına yansıtıldı. Ayrıca analizlerde belirlenen ek ihtiyaçlar doğrultusunda ürün üzerinde özelleştirmeler de yapıldı.

17 bin kullanıcı, 1 milyon belge

Bu projenin önemi, Documents Innova ürününün yaklaşık 17 bin kullanıcı tarafından kullanılması... Ocak 2014 tarihinde devreye alınan Documents Innova, 2014 yılı sonunda alınan istatistiklere göre, yaklaşık olarak 1 milyona yakın belge üretti. Kurum dışından gelen ve taranarak sisteme eklenen belge sayısı ise 900 bine yakın.


HEDEF:

  • Elektronik bilgi, doküman ve belgelerin; Kayıt altına alınması, arşivlenmesi, paylaşılması, imha edilmesi, raporlanması, elektronik/mobil imza ile imzalanması için ihtiyaç duyulan bileşenlerin bütünleşik olarak çalışmasını sağlayacak TS 13298 standardına uyumlu bir sisteme ihtiyaç duyan Türk Telekom için çözümü Documents Innova sağladı.

ÇÖZÜM:

  • Documents Innova

SONUÇ:

  • 17 bin kullanıcıya açık.

  • 2 milyon sayfanın basımına gerek kalmadı. Baskı ve kırtasiye maliyetleri düştü.

  • Sistem üzerinde yaklaşık olarak 1 yılda 1 milyon belge üretildi.

  • Taşra teşkilatıyla yapılan yüzlerce yazışma için fiziksel posta gönderimi yerine Documents Innova kullanılmaya başlandı.

Son Güncelleme Tarihi: Eylül 2015