İnnova'nın self servis cihaz pazarındaki lider markası Kiosk İnnova'nın web sitesine yönlendiriliyorsunuz...

www.kioskinnova.com

İşgücü Yönetim Sistemi

Doğru kaynak. Doğru zamanda. Doğru yerde.

Serhat Tufan

Ürün Yöneticisi

Bu konuda daha fazla bilgi almak için doğrudan çözüm danışmanımızla temasa geçebilirsiniz.

90 312 201 7168

İş sürekliliği için İşgücü yönetimi

Günümüzde hizmet sektöründe faaliyet gösteren kurumlar için saha ekiplerinin etkin yönetimi, iş sürekliliği açısından kritik öneme sahiptir. Hizmet ağı genişledikçe; operasyonların planlanması, yönetilmesi ve raporlanması giderek daha karmaşık hale gelmektedir. Bu piyasa koşullarında rekabeti sürdürebilmek; dağıtık yapıdaki ekiplerin mevcut iş yüklerinin izlenmesi, gelecek görevlerinin atanması, acil durumlarda en hızlı şekilde sevk edilmesi gibi süreçlerin optimizasyonunun sağlanmasına bağlıdır.

Sürekli artan veri(m)

Çoğu kurumda işgücü yönetim süreçleri; müşteri ilişkileri yönetimi, çağrı merkezi, sipariş yönetimi, arıza- bakım-onarım sistemi gibi çeşitli uygulamalar ile, dağıtık olarak yönetilmeye çalışılmaktadır. Farklı sistemler üzerinde tutulan kaynak ve yetkinlik bilgileri, yine farklı sistemler aracılığı ile ekiplere/kaynaklara atanan görevler ve bu ekiplerin görevlerini tamamlamaları neticesinde farklı yollardan geribildirimde bulunmaları, kurumların operasyonel verimliliğini ciddi ölçüde düşürmektedir.

Dağınıklığa son..

İnnova WFM, bu zorluğu aşmayı hedefleyen kurumların, zaman içerisinde yapmış oldukları bilgi teknolojileri yatırımlarını topluca yenilemek zorunda kalmadan, teknik ve ekonomik açıdan çok daha verimli, uçtan uca bir işgücü yönetim sistemine sahip olmaları amacıyla geliştirilmiştir.

İşi "kaynağında" çözen araçlar

Sınırlı kaynak, sınırsız ihtiyaç...

Müşteriye hizmetlerin doğru kaynakla, zamanında ve randevulu sistem üzerinden sunulması, müşteri memnuniyetini büyük ölçüde arttırırken, kurumun müşteri nezdindekini imajını da olumlu yönde etkilemektedir. Ancak hizmet sunucu kurum hangi ölçekte olursa olsun, bu seviyede tanımlı ve işlevsel bir yapıyı tesis etmek kolay değildir.

Sürekli artan müşteri taleplerine çözüm sağlamak amacıyla sürekli olarak kaynak arttırma maliyetine katlanmak da hizmet kalitesini güvence altına almayacağı gibi, aksine, kısa zaman içerisinde kurumda daha fazla atıl kapasite oluşmasına yol açacaktır. Müşteriye kaliteli, kesintisiz ve güvenli bir hizmet; ancak mevcut kaynakların en doğru şekilde kullanılması ve yönlendirilmesi ile sağlanabilir.

İnnova tarafından geliştirilen WFM, tasarım sürecinin her aşamasında; verimliliğe odaklı çözümler üretilerek şekillendirilmiştir. WFM, hizmetin başladığı noktadan itibaren her adımda; hem kurum hem de müşteri açısından tanımlı süreçlerin, zamanında gerçekleştirilmesini sağlar. Böylelikle karar vericiler, kurum kaynaklarını yönetirken artık sadece müşteri ihtiyacına en uygun ve en yakın ekibin, en hızlı şekilde sevk ve idaresine zaman ayırabilirler.

Tek yatırımda doğru çözüm

İnnova WFM, yeni entegrasyonlara açık şekilde tasarlanmıştır. Kullanıcılar, ürünün entegre olduğu diğer sistemlerde değişiklikler olsa ya da yeni sistemler devreye alınsa dahi, yine aynı özellikleri, aynı arayüzler üzerinden kullanmaya devam ederler. İşgücü yönetimi, arka plandaki değişikliklerden etkilenmez ve ekipler tek bir sistem üzerinden tüm işlemlerini sürdürürler. Böylelikle eğitim ve yaygınlaştırma yatırımları da, kurum çapında yalnızca bir kez yapılarak, maksimum kazanım sağlanır.

RAKAMLARLA:

81 il
7.250+ ekip
14.500+ kullanıcı
Aylık 1,4 Milyon+ iş emri


WFM'NİN GETİRDİKLERİ:

  • MERKEZİ İŞGÜCÜ YÖNETİMİ
    • Tüm ekipler ve sahaların kontrolü
    • Yetenekler, sorumluluklar ve işlerin yönetimi
    • Mesai saatleri, izinler ve aktivitelerin yönetimi
  • GELECEĞE YÖNELİK PLANLAMA (FORECASTING)
    • Geçmiş dönemlerdeki iş tamamlama verilerine bağlı kişisel ve kitlesel başarı istatistikleri
    • Değişen iş yükü parametrelerinin hesaplanması
    • Bir sonraki dönemdeki potansiyel iş hacmi ile ilgili somut bilgiler
  • AJANDA VE RANDEVU YÖNETİMİ
    • Haftalık, günlük ve saatlik randevuların yönetimi
    • Hizmet tipi, öncelik derecesi, lokasyon detayları
    • Kural motoru ile işe uygun ekiplerin saptanması
  • İZLEME & RAPORLAMA
    • Coğrafi/Organizasyonel birimler bazında ekip ve çalışan performanslarının takibi
    • Sistem verilerinin anlamlı raporlar halinde sunumu
    • Gerçekleşen veriler ile gelecek dönem tahminlerinin desteklenmesi
  • MOBİL YÖNETİM
    • Mobil uygulamalar ve GIS desteği ile sahaya tam hakimiyet
    • Online ve Offline çalışma imkanı
    • Tamamlanan ve sıradaki işler
  • Ürünün tüm modülleri ve özellikleri hakkında daha detaylı bilgi için tıklayınız.

İşgücü Envanteri

WFM'nin ana bileşenlerinden İşgücü Envanteri; mevcut ERP sistemleri ile entegre ya da tamamen bağımsız olarak;

  • Organizasyon Yönetimi
  • Mesai Saatleri Yönetimi
  • İzin Yönetimi

araçlarını sunar. Böylelikle kurumlar, organizasyon yapısı ve birimler arası bağlantıların tanımlandığı mevcut sistemlerden alacakları bilgiyi kullanabilir; ya da bu yapıyı bağımsız olarak WFM üzerinde oluşturabilirler. Aynı şekilde; ekip ve çalışanların mesai saatleri, izin günleri gibi parametrelerin de kurulu sistemlerden alınması ya da WFM'de tanımlanması mümkündür.

Yetkili kullanıcılar, Organizasyonel Yapıya Uyumlu Ekip Yönetimini kullanarak;

  • Ekipler / Ekip tipleri
  • Yetenekler
  • Sorumluluk sahaları
  • Hizmet türü, teknik hizmet tipi, iş emri tipi

gibi temel bileşenleri esnek ve parametrik olarak tanımlayabilir; birbirleri ile ilişkilendirebilir ve gerektiğinde güncelleyebilirler.

Temel sistem tanımlamalarına ek olarak; Gelişmiş Ekip Yönetimi özellikleri ile

  • Değişik birim çalışanlarından ekip oluşturma
  • Çözüm Ortakları/alt yüklenicilerden ekip oluşturma

gibi karmaşık süreçleri, hızlı ve basit şekilde yürütebilirler.

Mikro ölçekte yönetim imkanı da sunan WFM'nin Organizasyon Bazında Çalışan Yönetimi sayesinde de,; planlı ya da anlık ihtiyaçlara bağlı olarak; çalışanların başka ekiplere süreli ya da görev bazlı geçici görevlendirilmesi sağlanabilmektedir. Aynı şekilde, toplantı, eğitim ve seyahat gibi aktivite atamaları da sistem üzerinden yönetilebilmektedir.

İş Emri Yönetimi

WFM'nin benzersiz Dinamik İş Yönetimi özelliği kullanıcılara; farklı sektörler, hizmet tipleri ve iş türleri için, ek geliştirme gerektirmeyen, esnek ve parametrik yönetim özgürlüğü sunar. Böylelikle her türde iş emri, sisteme tanımlanabilir ve süreçlere dahil edilebilir.

Bu amaçla Dinamik Altyapı Bileşenleri kullanılarak tasarlanan sistem;

  • İş emri Tanımlama
  • İş emri Ekranı Tasarımı
  • İş emri Kategorizasyonu
  • İş Listesi Tasarımı
  • Esnek Entegrasyon Altyapısı
  • Kural Tabanlı İş Atama

gibi çok sayıda işlem için kullanıcılara güçlü, ve aynı zamanda kullanımı kolay bir ortam sunar. Yetkili kullanıcılar, işemri formatını konfigüre ederken; ekran üzerinden yeni parametreler tanımlayabilir, sabit nitelikleri seçebilir, değişen nitelik ekleyebilir, bunları güncelleyebilir ve silebilir. Ayrıca veri tipi, veri kısıtları, ekran özellikleri ve XML mesaj yapılarını konfigüre edebilir.

Innova'nın yüksek mühendislik ürünlerinden Dinamik Sistem Entegrasyon Yönetimini kullan WFM, iş yönetiminde de yerleşik sistemler ile Standart Mesajlaşma Arayüzü üzerinden haberleşebilmektedir. Böylelikle mesaj yapısı; yazılıma müdehale, ek geliştirme ya da yeni sürüm yüklemeyi gerektirmeden, ekranlar üzerinden kolaylıkla değiştirilebilir ve güncellenebilir. Dış Sistemlere JMS ve Web Servis entegrasyon noktaları (WorkorderRequest, WorkorderApproval, Rollback gibi) sunan WFM, bu sistemlerden gönderilen mesajların yapısal doğrulamasını da otomatik olarak gerçekleştirmektedir.

Akıllı İş Atama

WFM'nin hayatı kolaylaştıran esnekliği, sistemin yapıtaşlarından biri olan İş atama kurallarının yönetimi için de geçerlidir. Parametrik olarak tanımlanan kurallara göre Otomatik İş Atama özelliği sayesinde her seferinde doğru işin, doğru kaynağa atanması sağlanır.

İş ataması sırasında, çok sayıda karmaşık işlemin sistemde otomatik olarak gerçekleştirilmesini Kural Motoru sağlamaktadır. Bir görevin atanabileceği uygun ekipleri; tanımlanan sorumluluk sahası, yetkinlikleri, zaman çizelgeleri gibi çok sayıda kriterin kontrolü sonrasında listeleyen kural motoru, çalışanların ekipler arası transferleri ve herhangi bir ekipte bulunmayan çalışanların (idle worker) mevcut ekiplere eklenebilmesi gibi işlemleri gerçekleştirmektedir.

Tüm bu kolaylıkların yanı sıra, kurum ihtiyaçlarına bağlı olarak gereksinim duyulması muhtemel belirli işlemler için, Manuel iş atama seçeneği de sistemde mevcuttur. Bir işi sorumlu ekibe atama ya da bir ekipten bir başka ekibe iş atama gibi ihtiyaçlarda; bu özellik kullanılmaktadır.

Ajanda & Randevu Yönetimi

Operasyonların, merkezi randevulu sistem ile gerçekleştirilmesi ve ekiplerin ajandalarının otomatik olarak güncellenmesini sağlayan Ajanda ve Randevu Yönetimi; kurumlar için yeni ve çok daha kaliteli hizmet kalitesinin anahtarıdır.

Modülün sunduğu özellikler sayesinde, kurumlar artık müşterilerine günlük, hatta saatlik randevular verebilecek kadar isabetli bir planlama ve gerçekleştirme kapasitesine erişmekle kalmayıp; aynı zamanda manuel atamalardan kaynaklanan çok sayıda hata ve buna bağlı zaman kaybını da en aza indirmektedir.

Randevu yönetimi ile, Müşteri İlişkileri Yönetim sistemleri ile entegre ya da tamamen bağımsız olarak:

  • Randevulu ve randevusuz işlerin atama ve yönetimi
  • İş ile ilgili detayların alınması (hizmet tipi, öncelik derecesi, lokasyon gibi)
  • Kural motoru işletilerek, işe uygun ekiplerin saptanması
  • Ekiplerin ajandalarının görüntülenmesi
  • Uygun/tercih edilen zaman dilimine karar verilmesi
  • Belirlenen zaman dilimi için işin ekibe atanması

işlem adımları, son derece kolay, hızlı ve doğru biçimde gerçekleştirilir. Böylelikle uygun durumda olmayan ekiplere iş atanması, ekiplere yetenekleri dışında iş atanması ya da mükerrer atamalar gibi sıkça karşılaşılan hataların da önüne geçilmektedir.

Ajanda modülü ise, hem iş atayan hem de kendisine iş atanan kullanıcıların hayatını kolaylaştıran; randevu sisteminin doğru ve eksiksiz çalışması için optimize edilmiş bir araçtır. Kullanıcıların, yetki seviyesine göre düzenleyebildikleri ajandalar sayesinde; günlük, haftalık ve aylık olarak:

  • Çalışma saatleri yönetimi
  • İzin ve tatil günleri yönetimi
  • Aktivite planlayıcısı
  • Ekibin uygunluk durumunun takibi
    • Zaman açısından,
    • Lokasyon açısından,
    • Yetenekler açısından,
    • İş kuralları açısından
  • Ekibin toplam iş yoğunluğunun takibi
  • Ekipler arasında iş aktarma olanakları
  • sağlanmaktadır. Görev atanması esnasında, önceden sisteme tanımlanmış kurallara ve mevcut verilere uygun ekiplere atama yapılabilmesi sayesinde; kurum çapında önemli bir zaman kazanımı elde edilmektedir.

    WFM, öncelikli iş atama ve iş tipine göre maksimum müdahale süreleri ile ilgili kuralları kullanarak; hizmet seviyesi sözleşmelerinin (SLA) gerektirdiği kritik yükümlülüklerin takibinde de kurumlara büyük avantaj sağlar.

    İş süreleri, iş emri tipi, iş emri alt tipi, mesai saatleri ve resmi tatil günleri gibi bilgilerin parametrik olarak tanımlanabildiği modülde; kullanıcılara aynı zamanda bir işin planlanan zamandan önce tamamlanması durumunda, geriye kalan zamana iş atanması gibi esneklikler de sunulmaktadır.

    Hizmet Seviye Sözleşmelerinde eliniz güçlü, içiniz rahat...

    Kaynak Planlama (Forecasting)

    Kaynak Planlama modülü ile, ileriye dönük iş yükü ve bununla ilişkili kaynak gereksinimi planlamasının doğru olarak gerçekleştirilmesi sağlanır. Günlük, haftalık ve uzun dönemli periyotlar için ekip ve yetenek bazlı en uygun işgücü gereksinimini hesaplamak için;

    • Geçmiş dönem verileri
    • Değişen iş yükü parametresi
    • İzinler, tatil günleri, aktiviteler

    ve sistemde tanımlı diğer ilgili değişkenleri kullanan modül; aynı zamanda

    • Geçmiş dönemlerdeki iş tamamlama verilerine bağlı olarak kişisel ve kitlesel başarı istatistikleri
    • Bir sonraki dönemdeki potansiyel iş hacmi ile ilgili somut bilgiler

    gibi son derece önemli bilgileri üreterek; gerek makro gerekse mikro ölçekteki karar süreçlerinde, kullanıcıların en büyük yardımcısı olmaktadır.

Mobil Uygulama

WFM'nin ayrılmaz bir parçası olan Mobil Uygulama ayesinde saha ekipleri, kendilerine atanan işleri mobil cihazlardan da takip edebilirler.

  • İş Listesi ve İş emri Sorgulama
  • Ajanda ve Randevu görüntüleme
  • Tamamlanan işleri kapatma, aktarma ve güncelleme
  • Anlık İş emri uyarıları ve Duyurular

gibi kritik işlevleri, sürekli hareket halindeki ekiplerin en hızlı ve kolay yoldan kullanmalarını sağlayan modül; aynı zamanda çevrimdışı (offline) çalışabilme özelliği ile, anlık erişimin kesintiye uğradığı durumlarda da çalışmaya olanak tanır.

Saha ekibinin merkeze dönme ihtiyacını tamamen ortadan kaldıran bu yapı, merkez birimlerinin saha ekiplerini anlık olarak takip etmesini de kolaylaştırır. Tamamlanan işlerin anında görüntülenmesi ve işlem kolaylığı sayesinde matbu evrak gibi kağıt belgelerin ortadan kalkması da, önemli kazanımlar arasındadır.

Kullanıcılara en güncel teknolojileri sunan WFM Mobil Modülünde öne çıkan özellikler arasında;

  • Native uygulama desteği (Android ve Blackberry işletim sistemleri için)
  • WFM Dinamik İşemri Teknolojisi İle tam uyum (Android)
  • Çevrimdışı çalışabilme desteği
  • Push Notification desteği
  • Otomatik kurulum ve yaygınlaştırma seçenekleri

yer almaktadır.

İstatistikler ve Raporlar

WFM'nin güçlü istatistik ve rapor modülü, sistemden alınan bilgilerin kolayca derlenmesini ve anlamlı raporlara dönüştürülmesini kolaylaştırır.

Coğrafi/Organizasyonel birimler bazında ekiplerin randevuları gerçekleştirme oranları ya da kaynakların mesai saatleri karşısında tamamladıkları işlerin toplam saatleri gibi raporlar sayesinde; ekiplerin ve çalışanların performansları izlenebilmekte ve üst düzey kurumsal kararlara destek sağlanmaktadır.

En kısa sürede,
En kısa yoldan,
En çok iş...

İŞ FAYDALARI:

  • Kurum iş gücünün, tek elden merkezi yapıda yönetimi
  • Kurum çapında, işgücü ve kaynakların güncel durumunun doğru veriyle izlenmesi
  • Ekiplerin performans yönetiminin sağlanması
  • Çalışanların yeteneklerinden en üst düzeyde fayda sağlanması
  • Sahadaki ekiplerin anlık olarak takip, sevk ve idaresini sağlayan Mobil uygulamalar
  • Ekiplerin yoğun iş yükünü koordine eden Ajanda yönetimi
  • En yakındaki ekip tarafından, en kısa yoldan, en kısa sürede tamamlanan işler
  • Sözleşmelerden doğan hizmet ve müdahale sürelerinin en aza indirilmesi
  • Müşteri memnuniyetini önemli ölçüde arttıran Randevu bazlı çalışma sistemi
  • İş yükünün ve bununla ilişkili kaynak gereksinimlerinin ileriye dönük planlaması
WFM hem kurum bütçenizin, hem de doğanın dostudur

Saha ekiplerinin rotalarını optimize ederek motorlu taşıt kullanımını en aza indiren WFM, bir yandan akaryakıt masraflarınızı, diğer yandan da doğaya salınan CO2 miktarını azaltır.

Mobil uygulama desteği ve opsiyonel elektronik imza seçeneği ile; kurulum, arıza ve bakım işlemleri sonrasında müşteri ile kurum arasındaki matbu formları da ortadan kaldıran WFM; hem basım ve kırtasiye masraflarınızı azaltır, hem de her yıl binlerce ağacın kesilmesini önler.

TEKNOLOJİ

  • Web-tabanlı uygulama
  • Java teknolojileri
  • Kural motoru ile esnek yönetim
  • Mobil uygulama desteği
  • Kolay entegrasyon imkanı
  • Coğrafi konum ve navigasyon desteği
  • Web-tabanlı İş Emri Tasarım aracı
  • Ölçeklendirilebilir sistem yapısı
  • Yüksek çalışabilirlik seviyesi
  • Esnek ve konfigüre edilebilir yapı
  • Gerektiğinde çevrimdışı çalışma yeteneği

GIS Desteği

Coğrafi bilgi sistemleri ile geniş entegrasyon seçenekleri bulunan WFM, saha ekiplerinin ve farklı konumlardaki ofis çalışanlarının durumlarının harita üzerinde anlık olarak takip edilebilmesini ve ulaşım için gerekli yönlendirmelerinin yapılmasını kolaylaştırır.

GIS Desteği ile kullanıcılara harita üzerinde;

  • Ekiplerin ve işlerin, durumları ile birlikte gösterimi,
  • İşlerin coğrafi konumlarına göre otomatik sıralanması
  • Harita üzerinde detaylı güzergah tarifi
  • İşlerin coğrafi konumlarının, iş atama kriteri olarak kullanılabilmesi
  • Haritada belirtilecek kriterlere göre (ekip tipi, işin konumu gibi) en yakın ve uygun ekiplerin filtrelenmesi

gibi çok sayıda takip seçeneği sunulur.

İşgücü yönetimi yaşam döngüsü

İşgücü optimizasyonunu sağlamayı hedefleyen kurumların ilgili süreçlerini yaşayan bir sistem ile yönetmesi gerekir. Çünkü işgücü yönetimi yaşam döngüsünün temelinde sürekli iyileştirme amacı vardır. Mevcut dönem içerisinde daha iyi bir kaynak planlaması ve daha iyi bir sevk ve idare süreci sunan işgücü yönetimi yaşam döngüsü, sürekli izleme (monitoring) faaliyeti sayesinde; gelecek dönemin planlama süreci için de öngörü (forecasting) fırsatı yaratır. İnnova WFM’nin gelişmiş modülleri sayesinde kurumlar, bu döngüyü sürekli olarak işleterek, tüm organizasyonun verimliliğini en üst noktaya taşıma ve en üst noktada tutma fırsatını elde edebilirler.